Görüşlərin daha məhsuldar və səmərəli olması üçün kifayət qədər çox yol təklif edilir. Lakin onların əksər hissəsi görüşün əsas nəticəsi olan qərarların qəbuluna yönəlikdir. Bu gün bizim verəcəyimiz məsləhət isə bununla yanaşı hər bir kəsin iştirak etmək istədiyi görüşləri təşkil etməkdir. Başqa sözlə, biz bu suala cavab vermək istəyirik: İclasları necə bir formaya gətimək lazımdır ki, burada hər bir kəs həqiqətən iştirak etmək istəsin. Bunu iştirakçılara “keyfiyyətli təcrübə” verərək, təmin etmək olar.
Bəs, nədir bu “keyfiyyətli təcrübə”? Bir iştirakçı həmin görüşü o zaman özü üçün keyfiyyətli hesab edir ki, o həmin iclasın gedişatına təsir etmiş olsun, onun fikirlərinə dəyər verilsin və hörmətlə yanaşılsın.
Mən bu tip görüşlər təşkil edən menecer və liderlərlə uzun müddət işləmişəm. Bu liderlərin istifadə etdiyi üsullar aşağıdakılardır:
Görüşə hazırlaşın.
Görüşə hazırlaşmaq üçün müəyyən bir vaxt götürün ki, iclasdan əvvəl və iclas zamanı diqqətli ola biləsiniz. Əgər buna kifayət qədər vaxt ayırmasanız, müzakirədən kənarda qalacaq və iclası idarə etməkdə effektiv ola bilməyəcəksiniz.
Hazırlıq Sizə iclası idarə etməyə və “otağı oxumaq”da – insanların iclasa olan münasibətini görməyə imkan verəcəkdir.
Empatiya göstərin.
İclasdakı iştirakçıların diqqəti Sizin iclasa və iştirakçılara olan münasibətinizdən və diqqətinizdən asılıdır. Çalışın ki, danışılanlara dəqiq qulaq asasınız və yerində suallar verəsiniz. Həmçinin çalışın ki, iclas zamanı başqa bir iş görməyəsiniz. Empatiya sonradan qazanıla bilən bir bacarıqdır. Həftə ərzində komputerinizdən və telefonunuzdan 1-2 saat ayrı dayanaraq və bir şəxsə həqiqətən dinləyərək, bu bacarığa yiyələnə biləriniz. İclaslar isə bu bacarığı inkişaf etdirmək üçün əsas məkandır.
İclası qurun və idarə edin.
İclas iştirakçılarından müzakirəni idarə etmək üçün icazə alın. Bundan sonra iclasın gedişatına maneəçilik törədəcək amillərin qarşısını almaq üçün onlardan aşağıdakı bəzi nüansları yerinə yetirmələrini xahiş edin:
- müzakirədə istifadə edilməyənə qədər texnoloji alətləri kənara qoyun;
- müzakirənin gedişatına maneə törədəcək hərəkətlərdən çəkinin;
- digər iştirakçı danışan zaman ona qulaq asın və dediklərinə hörmətlə yanaşın;
- əgər müzakirə üçün faydalı olacaqsa, digər şəxsləri də iclasa dəvət edin.
Gündəlikdə olan hər bir məsələyə kifayət qədər vaxt ayırmağa çalışın.
Başqa sözlə, gündəlikdəki məsələlərin sayının az, onlara ayrılan vaxtın isə çox olmasına fikir verin. Məsələn, növbəti iclasda gündəlidəki məsələri 20% azaldıb, hər bir məsələnin müzakirəsi üçün ayrılan vaxtı 20% artırın.
Çalışın müzakirədə hər bir kəs iştirak etsin.
Görüşdəki şəxslərin hər birinin fikrini soruşmaq çox vacibidir. Bəziləri bunu dairəvi üsulla, hər bir iştirakçıya sıra ilə söz verərək edir. Lakin Siz bunu bir qayda olaraq, tətbiq etməyiniz vacib deyil. Müzakirənin gedişatı zamanı yeri gəldiyi zaman həmin iştirakçıya məsələ və deyilənlərlə bağlı mövqeyini öyrənmək üçün sual verməklə də bunu edə bilərsiniz. Bu tip hərəkət etmək istəyirsinizsə, hər bir iştirakçının hansı yerdə fikir bildirməli olduğunu əvvəlcədən özünüzdə müəyyən etməyiniz lazımdır. Aşağıdakı suallar bunun üçün sizə kömək edə bilər:
- Kim məsələnin müzakirəsi üçün yaxşı giriş verə bilər?
- Kimin baxışı nəticənin formalaşdırılması üçün vacibdir?
- Kim baxışı adətən digərlərindən fərqlənir?
- Kim bu məsələdə daha təcrübəlidir və bizim harada səhv etdiyimizi deyə bilər?
İştirakçılara fikir bildirmələri üçün onlara vaxt verin.
Hər bir iclası bu sualı verməklə başlayın: “Biz gündəlikdəki məsələlərin müzakirəsinə başlamazdan əvvəl kimsə bir söz demək istəmir?”. Lakin bunu formal olaraq, deməyin. Sualı verdikdən sonra bir az gözləyin. Çox vaxt insanlara reaksiya göstərmək və ya fikrini düzgün ifadə edəcək sözlərini tapmaq üçün bir az vaxt lazım olur. Sizin fasilə verməyiniz göstərir ki, Siz müzakirənin yavaşlamasına görə narahat deyilsiniz. Bu iclas iştirakçılarının öz suallarını verməyə ruhlandırır.
Yüksək səviyyəli görüşlər iştirakçılar arasında əlaqələrin güclənməsinə imkan verir. Əlbəttə keyfiyyətli görüş təşkil etmək çox vaxt alır, lakin nəticəsini nəzərə aldıqda buna dəyər.
 |
Paul Axtell
Yazıçı, çıxışçı və korporativ təlimçi. Mükafata layiq görülən iki kitabın müəllifidir: “Ten Powerful Things to Say to Your Kids” və “Meetings Matter”.
|